Sabe o que acontece em 60 segundos, quando estamos falando em volume de dados no mundo?

  • mais de 150 milhões de e-mails são enviados;
  • mais de 120 contas são criadas no Linkedin;
  • mais de 2,4 milhões de pesquisas no Google;
  • mais de 20,8 milhões de mensagens enviados pelo WhatsApp;
  • mais de 701 mil logins no Facebook e etc…

Fonte: Canaltech

Vivemos em um mundo repleto de dados e informações, esses dados e informações tem origem na internet, sistemas (CRMERP e etc), planilhas, documentos, imagens, vídeo, som e etc…

Diante desse grande volume de dados, muitos não sabem como aproveita-los da melhor forma possível, como usar esses dados a seu favor e gerar valor a partir deles. Abaixo temos algumas dicas simples:

1° Centralização dos dados – Os dados devem ser centralizados em sistemas, como por exemplo: CRM´s e ERP´s. Muito diferente do que ocorre em um grande numero de empresas no Brasil, que ainda trabalham com controles paralelos em planilhas e documentos (esses controles paralelos não são seguros (podem gerar perda ou roubo de dados) e os mesmos ficam sucessíveis a manipulações por parte dos usuários). Além de muitas vezes que ficamos procurando por planilhas (onde esta? tá no e-mail? tá na pasta tal, tá no tablet, tá no google drive…), esse problema com a centralização de dados em um sistema, não irá mais ocorrer, ou seja, tudo estará em um único lugar, em um sistema CRM por exemplo.

A centralização dos dados traz benefícios tais como: segurança dos dados (ficará tudo armazenado em banco de dados), que por sua vez possui um controle de acesso eficiente (vai saber quem inseriu, alterou ou deletou). Centralização de dados e informações em sistemas, irão lhe proporcionar relatórios online (sem necessidade de ficar pegando planilhas de um colaborador e juntando com de outro pra gerar um relatório). Uma dica aqui é a utilização de ferramentas de business intelligence (BI), tais como: TableauPower BI entre outros…

2° Qualidade dos dados – Para que os dados possam gerar informações precisas e que agregue valor ao negócio, esses devem ser de qualidade, ou seja:

  • os colaboradores devem saber a importância de seu trabalho e de tudo o que lança em um sistema;
  • padronização de nomenclaturas, regras de português devem ser aplicadas, sem gírias, sem abreviações, com acentuação correta e etc;
  • é muito usado termo de responsabilidade com os dados, ou seja, a pessoa que digitou é responsável por aquele dado ou informação. (Pode vir como um item da Política de Segurança da Informação da sua empresa).

3° Segurança dos dados – O maior bem de uma organização são seus dados, e por esse motivo esses devem ser bem cuidados! Então vão algumas dicas:

  • mantenha seus dados em um banco de dados (CRM´s, ERP´s, Sistema de Folha de Pagamento e outros sistemas);
  • controle de acesso (o que cada pessoa deve ter acesso);
  • servidores de arquivos em rede, para armazenar documentos da empresa, tais como: contratos, documentos diversos e etc;
  • backup´s frequentes (fundamental e regra básica).

Observações e dicas finais :

  1. Usam planilhas para controles paralelos? Cada colaborador tem sua planilha e no final do mês precisa compilar todas as planilhas de seus colaboradores? Por que isso? Falem com um analista de negócios (ou alguém da área de TI de sua empresa), eles vão lhe ajudar, procurando colocar essas informação de alguma forma em sistemas e com isso garantindo a confiabilidade, segurança e qualidade dos dados!
  2. Os documentos importantes para a empresa, por exemplo: contratos, são salvos em algum servidor de arquivos e possuem backups constantes? Não?! Entre em contato com seu departamento de TI, eles irão, com certeza, lhe ajudar!
  3. Procure colocar seus documentos pessoais na nuvem, existem diversas empresas que disponibilizam um bom volume de armazenamento gratuito, exemplo: Google | Microsoft.

– Nunca, alias, jamais! Forneça suas senhas de sistemas para outras pessoas, elas poderão lhe prejudicar e em caso de problemas, não terá como provar, pois em juiz, o que vai valer é o usuário que estava logado no momento e não a pessoa que estava fazendo! Fica a dica!

Alex Souza
Especialista em Banco de dados e em Governança de TI, certificado Microsoft SQL Server (Administração) – Mestrando em Inteligência Artificial pela Universidade Estadual do Ceará (UECE), com sólida experiência em banco de dados, análise de dados e inteligência de negócios (BI).

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Um comentário sobre “Dados – Qualidade, Usabilidade e Dicas!

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